Tổ chức hội nghị – hội thảo
Bạn muốn tổ chức hội nghị hội thảo cho công ty của mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình và timeline tổ chức hội nghị mẫu và có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức hội thảo trọn gói uy tín?
Do đó mà rất nhiều đơn vị đã tìm đến các trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện để hợp tác. Mặc dù vậy, giữa vô vàn trung tâm, đâu mới là lựa chọn tốt nhất với chất lượng và giá cả hợp lý nhất? Hãy cùng Aliviet Events tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Tìm hiểu về Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp
Tổ chức hội thảo là sự kiện của công ty, doanh nghiệp, các cơ quan được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề.
Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty, doanh nghiệp
Các loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến
Tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp, tổ chức mà các hội nghị, hội thảo lại có những hình thức, quy mô thực hiện khác nhau.
1. Tổ chức hội thảo, hội nghị online
Tổ chức hội thảo online (hay còn gọi là trực tuyến hoặc webinar) là những cuộc họp, hội thảo trực tuyến của diễn giải và những khách mời tham gia vốn có sự hạn chế về mặt địa lý hoặc do bối cảnh xung quanh tác động. Hội thảo trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí và thời gian tổ chức sự kiện. Hình thức này yêu cầu người tham dự phải có kết nối Internet để tham gia tương tác và chia sẻ dữ liệu trực tuyến với nhau.
2. Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học là hình thức hội thảo nhằm công bố hoặc thảo luận về các vấn đề, kết quả nghiên cứu khoa học. Chính vì lý do đó, hội thảo khoa học sẽ không mang lại quá nhiều ý nghĩa về quảng bá doanh nghiệp.
3. Hội thảo Workshop
Phổ biến không chỉ ở thế giới mà còn được biết đến rộng rãi tại Việt Nam chính là Workshop. Đây là một hình thức hội thảo có mục đích chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,.. Không chỉ vậy, hội thảo này còn cung cấp các ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Khác với các hội nghị khác, quy mô của Workshop chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
4. Hội thảo chuyên đề – chuyên môn
Đây chính là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Thông thường hội thảo này sẽ bàn luận về vấn đề liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức
5. Hội thảo, hội nghị tập huấn
Tập huấn sẽ tương tự như workshop nhưng với quy mô lớn hơn và thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Thông thường, các buổi tập huấn sẽ xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để thực hiện các công việc một cách hiệu quả nhanh chóng và chuyên nghiệp. Các buổi tập huấn có thể diễn ra ở công ty, tập thể hay bất kì tổ chức nào. Do vậy đây chính là một trong các hình thức hội nghị vô cùng được quan tâm
6. Hội nghị hội thảo khách hàng
Đây là một sự kiện được doanh nghiệp tổ chức thường niên. Đa số khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của họ. Chủ đề và mục đích chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết. Đồng thời hội nghị này còn nhằm quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó họ cũng tận dụng hội nghị này như cơ hội để thăm dò ý kiến khách hàng nhằm phát triển hoạt động kinh doanh.
7. Hôi thảo hội nghị nhà nước
Các hội nghị này thường được tổ chức cố định vào một số ngày trong năm hoặc diễn ra tùy theo mục đích thảo luận của các cấp Nhà nước. Đặc điểm của hình thức hội nghị này chính là tính chất trang trọng tuyệt đối của nó. Mỗi hội nghị thường được lên kế hoạch từ nhiều tháng trước và chuẩn bị một cách cẩn thận đến từng chi tiết.
Tổ chức hội thảo như thế nào?
Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công nhất chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:
– Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
– Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo là khi nào ở đâu?
– Số lượng khách tham dự
– Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
– Lên kịch bản quy trình tổ chức.
Để hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một cuộc tổ chức hội nghị hội thảo chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo như thế nào nhé.
Các bước tổ chức hội thảo chi tiết nhất, chuyên nghiệp nhất
Bước 1: Xác định chủ đề của sự kiện hội thảo
Bạn cần xác định chủ đề của buổi hội thảo là gì. Việc xác định được đúng chủ đề sẽ giúp ích cho bạn khi xây dựng cũng như lên kế hoạch cho buổi hội thảo một cách chỉn chu hơn.
Bước 2: Lên kế hoạch chương trình hội thảo
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được
- Nội dung chính
- Địa điểm, thời gian tổ chức
- Kinh phí dự trù
- Đơn vị tổ chức
- Lên danh sách khách mời
- Chương trình của hội thảo hội nghị
Bước 3: Chuẩn bị chi tiết cho hội nghị, hội thảo
- Setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Setup các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời cho khách mời
Bước 4: Tiến hành chương trình hội thảo
Khi hội thảo được diễn ra, bạn phải chú ý trong công tác đón tiếp khách mời, người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã dự định.
Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
- Ghi biên bản cụ thể cho hội thảo
- Tiến hành thông báo kết luận
Bước 6: Đánh giá kết quả hội thảo
Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.
Sau khi bạn đã nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.
Những kinh nghiệm tổ chức hội thảo thành công nhất
Để 1 buổi hội nghị, hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp nhất, khâu chuẩn bị và kịch bản phải được chi tiết nhất. Vì thế Chothuethietbi xin gửi tới bạn 1 số kinh nghiệm đã từng trải thực tế nhất.
1. Lên chủ đề, kế hoạch mục tiêu chương trình hội thảo
Việc lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo là một trong những công tác quan trọng. Chính vì vậy, để thực hiện tốt công việc này, bạn nên lưu ý xây dựng chủ đề ngắn gọn nhưng vẫn phải chứa đựng đủ hàm ý của buổi thảo.
2. Lựa chọn khách mời chuyên gia phù hợp
Những chuyên gia, khách mời trong buổi hội thảo chính là những yếu tố góp phần làm nên sự uy tín, thành công của sự kiện. Do đó, bạn nên lựa chọn khách mời phù hợp, nổi tiếng trong ngành, nghề hoặc lĩnh vực mà nội dung buổi hội thảo hướng đến.
Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn lý nhất nhé.
3. Lựa chọn địa điểm phù hợp
Không gian tổ chức hội thảo cũng là một việc cần chú ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian phải đáp ứng được quy mô hội thảo. Đồng thời người tổ chức cũng cần phải tìm hiểu rõ về những tiện ích đi kèm như sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh để có thể dự trù kinh phí và bổ sung những vật dụng cần thiết.
4. Lấy thông tin khách mời tham dự
Mục đích chính của hội thảo chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc lấy thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…
5. Lên chương trình truyền thông sự kiện
Hoạt động truyền thông là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi hội thảo. Tuy nhiên, thời gian truyền thông không nên quá sớm cũng không nên quá muộn. Thời gian phù hợp nhất để truyền thông cho sự kiện là khoảng từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Nên chọn đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo nào tốt tại Hà Nội?
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALI VIỆT là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị.
Để đem tới những dịch vụ tốt nhất cho Quý khách hàng đều là nhờ vào đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp yêu nghề luôn cố gắng hết mình trong mỗi hội nghị sự kiện.
Mỗi khi tiếp nhận yêu cầu từ Quý khách hàng chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết cụ thể. Từ khâu lên kế hoạch đến mọi chi tiết diễn ra trong hội nghị đều được chúng tôi cân nhắc lựa chọn sao cho phù hợp nhất với yêu cầu cũng như ngân sách của Quý khách hàng.
Đặc biệt, do sở hữu các thiết bị sự kiện tổ chức chất lượng cao nên khi lựa chọn Ali Việt Events Quý khách hàng có thể tiết kiệm được nhiều chi phí để thuê thêm đồ bên ngoài.
Chỉ cân nhấc máy gọi ngay đến hotline 02433.123.456 , chúng tôi sẽ tư vấn cho Quý khách dịch vụ trọn gói để đảm bảo có một hội nghị thành công rực rỡ!
THÔNG TIN CÔNG TY
- Tên Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALI VIỆT
- Tên Tiếng Anh: ALIVIET TRADING AND SERVICE JOINT STOCK COMPANY
- Tên giao dịch viết tắt: ALIVIET .,JSC
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 7B ngõ 1008 đường Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 02433.123.456
- Hotline : 0819.433.888
- Website: aliviet.com.vn
- Website bán hàng : https://chothuethietbi.net/
- Email: kinhdoanh@aliviet.com.vn
Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
