Nhân sự event

Nhân sự event – sự kiện chuyên nghiệp

Để tổ chức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, mỗi nhóm sẽ hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc để sự kiện được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất
Công tác bố trí, tổ chức nhân sự trong sự kiện đóng vai trò then chốt tạo nên những thành công trong mỗi hạng mục của sự kiện.
Ở bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu xem nhân viên tổ chức sự kiện là gì, công việc của họ bao gồm những gì và tìm việc làm ở đâu chất lượng.

Các vị trí nhân sự trong sự kiện

Chắc hẳn bạn đã từng nghe rất nhiều đến công việc tổ chức sự kiện. Vậy bạn có biết nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Họ làm công việc gì?

Hiểu đơn giản thì nhân viên tổ chức sự kiện là người giữ nhiệm vụ quản lý hậu cần tại những sự kiện. Một số công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện là: quản lý , giám sát , nhân viên kĩ thuật , chuẩn bị hậu trường, máy móc thiết bị, rà soát kịch bản, tổ chức sự kiện,…

Quản lý (Event Manager/Event Planner)

Quản lý là người chịu trách nhiệm cao nhất cho chính sự kiện mà mình tổ chức, chính bạn quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập bản kế hoạch hoàn thiện, phân công trách nhiệm cho từng nhân sự và thống nhất các vấn đề dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của team, các cộng sự.
Và để đảm bảo tính chặt chẽ, hạn chế rủi ro thì quản lý sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro , kiểm soát khủng hoảng. Một bí quyết nho nhỏ, hãy checklist mọi thứ để tránh sai sót nhé. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Vị trí này rất quan trọng nên đòi một người đủ năng lực, đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện ,tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.

Bộ phận giám sát (Event leader/ Event supervisor)

Với những sự kiện lớn, chỉ một người tổng đạo diễn là chưa đủ. Bạn nên sắp xếp một tổ giám sát phụ trách các đầu mục nhỏ trong sự kiện. Chẳng hạn một người bao quát khu vực kỹ thuật, một người phụ trách khách mời, một người phụ trách phần sân khấu, một người phụ trách khu vực các cửa ra vào … Mỗi người sẽ bao quát một khu vực, xử lý các sự cố nhỏ phát sinh và báo lại kịp thời với tổng đạo diễn chương trình.

NHÂN VIÊN (Event executive)

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp khác để tạo ra một chương trình thành công nhất, để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng. Nếu có sự cố đột xuất gì xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện thì nhân viên phải báo ngay với manager để xử lý kịp thời và khắc phục tránh được những rủi ro không đáng có.

Bộ phận lễ tân – PG- Check in, check out

Nếu như bộ phận kỹ thuật được coi là những người hùng thầm lặng trong sự kiện thì ngược lại, bộ phận lễ tân lại là gương mặt đại diện cho ban tổ chức một sự kiện. Bộ phận đón tiếp là một lực lượng đa dạng và đông đảo từ PG, nhân viên ngồi bàn checkin, checkout.

Bộ phận đón tiếp có yêu cầu cả về ngoại hình lẫn các kỹ năng mềm. Ngoài việc ưu tiên ngoại hình cân đối, bắt mắt thì những nam thanh nữ tú này còn cần phải khéo léo, nhanh nhẹn, hoạt bát. Bởi vì đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách mời và người tham dự, do đó thái độ của họ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Người đón tiếp lúc nào cũng phải ân cần, niềm nở, không ngại phiền phức khi khách hỏi nhiều, khách nhờ giúp đỡ.

Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật là một lực lượng đông đảo, bao gồm: Nhân viên phụ trách âm thanh, nhân viên phụ trách ánh sáng, nhân viên phụ trách loa, mic, nhân viên dựng,…

Tổ kỹ thuật phụ trách vận hành các thiết bị từ bàn điều khiển, do đó họ thường ngồi ở khu vực bàn kỹ thuật được đặt bên cạnh cánh gà hoặc dưới cuối sân khấu

Bộ phận an ninh ( Security)

Bộ phận an ninh là những người bảo vệ an toàn của khách mời và của cả sự kiện. Họ phải chịu một áp lực rất lớn bởi với những sự kiện đông người tham dự, những sự kiện trọng đại hay nhiều khách mời quan trọng thì áp lực của nhân viên an ninh càng lớn.

Dịch vụ cung cấp nhân sự mang đến đến sự thành công của 1 sự kiện chuyên nghiệp:

PG Chuyên nghiệp: PG/PB chạy roadshow, PG giới thiệu sản phẩm mới, lễ tân đón khách, lễ tân cắt băng khánh thành, kí kết hợp đồng…
Vị trí Helper : Vị trí Helper đóng vai trò như người hỗ trợ trong những công việc cụ thể
MC chuyên nghiệp : cung cấp MC dẫn chương trình , cung cấp MC hoạt náo , MC song ngữ
Người mẫu : cung cấp mẫu ảnh, người mẫuTây, cung cấp người mẫu chụp hình quảng cáo, cung cấp người mẫu trình diễn
Nhóm nhảy chuyên nghiệp : cung cấp nhóm nhảy sôi động, cung cấp nhóm nhảy cổ động, cung cấp nhóm nhảy sexy dance, cung cấp nhóm nhảy
thiếu nhi
Nhóm múa chuyên nghiệp : cung cấp nhóm múa vũ đoàn, cung cấp nhóm múa Hawaii, cung cấp nhóm múa Ấn Độ, cung cấp nhóm múa vũ điệu.
Nhân sự studio: Quay phim, chụp hình sự kiện vvv…
Nhân sự hậu đài: đảm nhiệm các nhiệm vụ kiểm soát vật phẩm, quà tặng cho khách mời.
Nhân sự outsource : ảo thuật gia chuyên nghiệp, chú hề , đội múa trống , múa sư tử vvv…

Tổng quan chung về Nhân sự event sự kiện

Tùy theo quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp đối với sự kiện thì bên tổ chức sự kiện có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp.

Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Điều này cần một người lãnh đạo tốt có khả năng nhìn xa trông rộng, xử lý được mọi tình huống xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện để sự kiện diễn ra suôn sẻ, và thành công nhất

Aliviet là đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện , chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi liên kết với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cam kết sẽ đưa ra những gói giải pháp hợp lý cho chương trình, sự kiện của Quý khách! Với kinh nghiệm và thế mạnh sẵn có, chúng tôi luôn mong muốn mang đến cho quý khách sự hài lòng cao nhất với chất lượng dịch vụ tốt nhất.